vendredi 15 janvier 2010

Intranet 2.0 : la fin de la liste de diffusion et de l'email ?

Intranet : réseau interne à l'entreprise basé sur les technologies de l'Internet.
Extranet : réseau interne de l'entreprise et de son environnement immédiat, qui peut-être composé de ses clients, de ses fournisseurs, de ses commerciaux en ligne, ...

Aujourd'hui, je vais donc vous parler de l'intranet 2.0 tel que je le conçoit dans le cadre de ma création d'entreprise. Comment vais je concevoir mon entreprise ?

Tout d'abord, je vais m'appuyer sur mon réseau de contacts à travers le monde. En fait virtuellement, j'ai déjà mon entreprise : des secrétaires (virtual assistant), des juristes, des financiers, des banquiers et des informaticiens. Donc grâce au Web 2.0, j'ai déjà ma présence internationale assurée.

Si l'on transpose le Web 2.0 à l'entreprise, nous devons obtenir la même chose. Simplement, il est nécessaire d'organiser celle-ci différemment : changer nos habitudes.

En réfléchissant à mon projet, j'ai voulu organiser différemment la messagerie proposée par mon hébergeur. Par ailleurs, plus l'on navigue sur Internet, plus on s'inscrit sur des sites qui nous propose des listes de diffusion. Pour moi, ce sont 2 outils issu du web 1.0 qui n'ont plus forcément une place prépondérante. J'ai eu l'occasion de faire plusieurs commentaires sur l'un des blogs de Frédéric Cavazza. Je voudrait prolonger ces discussions. Il existe des alternatives à l'usage intensif de l'email, surtout pour un usage interne dans l'entreprise. Frédéric Cavazza dans les commentaires citait comme anecdote deux employés au même étage communicant par mail. Pire, c'est un couple dans deux pièces différentes utilisant le mail, véridique.

Si la fin de l'année 2009 et par conséquent le début de celle-ci, nous parlons de plus en plus du real-time, nous comprenons que le mail et la liste de diffusion ne sont pas adaptés pour ce type d'organisation.

Si l'on y regarde de plus près, nous constaterons que l'essentiel de l'information n'arrive plus par le mail, mais par les réseaux sociaux et le blogging ou micro-blogging. Avec un petit effort de programmation, nous pouvons maitriser les principales sources d'informations de l'entreprise pour les rendre opérationnelles en real-time. Qu'en est-il du mail ou pire de la liste de diffusion ? Avec Outlook, c'est difficilement exploitable, et d'une manière générale avec toute messagerie.

Personnellement, je crains que le real-time fausse les évolutions majeures dans l'organisation de l'entreprise. Je préfère le concept de "on-demand" qui pour moi correspond mieux à la recherche de la productivité et de la rentabilité de l'entreprise. En real-time comme sur Twitter, vous êtes sur-informés en un temps record, entrainant un aspect chronophage non bénéfique pour votre entreprise et donc pour vous-même.

Par exemple, dans l'Intranet 2.0, nous n'aurions plus de fichiers joints à nos mails, un simple lien vers une zone de stockage. La liste de diffusion peut très bien être remplacée par un flux RSS (fichier XML) disponible en ligne, un wiki ou un blog et le moteur de recherche de l'Intranet 2.0 irait chercher "on-demand" selon vos besoins. Pour moi, l'Intranet 2.0 est d'ériger la gestion de projets en système d'organisation de l'entreprise : un bureau virtuel pour une activité réelle et productive.

Combien de fois avez-vous eu une tonne de mails à trier suite à une semaine de vacances par exemple ou simplement 2 jours de formation ? Imaginez maintenant que vous n'avez plus à faire cette corvée en arrivant le matin au bureau.

Au début de l'article, je vous avais dit un peu pompeusement que mon entreprise existait virtuellement. Et si vous organisiez votre entreprise à la fois réellement et virtuellement de la même façon ?

N'hésitez pas à réagir à cet article en confirmant ou en infirmant les idées énoncées. J'aimerai beaucoup avoir votre retour avec vos exemples. J'aurai plaisir à y répondre.





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2 commentaires:

Vincent BARBEROT a dit…

Bonjour,
pouvez-vous m'expliquer l'intérêt du flux RSS par rapport au courriel ? Je suis abonné à un certain nombre de flux RSS , et c'est encore une case de plus à consulter quand je prends mon poste de travail. S'il faut en plus consulter les blogs, les sites, les réseaux, comme par exemple linkedin + viadeo+facebook... On n'en finit pas de rentrer des mots de passe et d'attendre que la connexion Internet veuille bien se faire. Outlook propose beaucoup d'outils pour simplifier le traitement des courriels entrant, et, comme toute l'informatique actuelle, il demande une grande discipline pour la désignation des fichiers, afin que ceux-ci puissent être identifiés et rangés sans être obligés de les ouvrir. La solution de l'espace partagé, à l'intérieur de l'entreprise, accessible par Internet, donc à distance lorsqu'on est en déplacement, est assez séduisante, à ceci près que l'accès Internet universel n'existe pas encore, ou sinon, à quel prix ? (clef 3G ?)
Il me semble qu'avant de rejeter la messagerie, il faut admettre des règles du jeu et voir ce qu'elles donnent : faire attention a exprimer très clairement l'objet du message, a désigner explicitement le contenu des pièces jointes, a indiquer dans le corps du texte le nom des pièces jointes, pour permettre de les supprimer du message ... La messagerie permet d'avoir une traçabilité, c'est-à-dire de mémoriser des échanges, ce qui n'est pas seulement une question de suspicion, mais ce qui permet le retour en arrière, la mise en perspective ... Je note d'ailleurs que sur ce blog, on a la possibilité de souscrire aux commentaires par courriel. Je vois quelques avantages majeurs au courriel :
- on peut travailler en temps presque réel ou en temps différé
- c'est du push
- on garde des traces du reçu et envoyé
- classement facile
- moteur de recherche de qualité dans outlook
- intégration des contacts et du calendrier dans outlook - ou autres googlemail
- accès assez facile depuis n'importe quel spot
- facilité du transfert

Vincent BARBEROT a dit…

Bonjour Daniel,

Merci pour votre commentaire qui élargit le débat. La messagerie ne va pas disparaître du jour au lendemain, nous sommes d'accord. Concernant les règles du jeu de la messagerie, je les partage même si je dois l'admettre nous avons tendance à les oublier. Ce n'est pas tant la disparition de la messagerie qui m'intéresse, mais plutôt son usage. Savez-vous que j'ai moins de problème de messagerie en accédant directement à mes messages par programmation que via mon webmail.

L'intérêt du flux RSS ? C'est la possibilité de gérer les données brutes pour les transformer en données exploitables dans un contexte métier. Le projet Networkvb, dont il est question dans ce blog, a pour objectif dans un environnement Intranet de répondre à vos questions dans l'optimisation de votre poste de travail. A ce titre, n'hésitez pas à lire les autres articles et à les commenter, j'aurai plaisir à vous répondre.


Cordialement,


Vincent BARBEROT